O cronograma para eventos é essencial para você criar uma atividade de sucesso sem correr o risco de se esquecer de algum detalhe muito importante. Isso porque é por meio dele que você especifica tudo o que é necessário conter no pré, durante e pós o evento.
Afinal, ninguém precisa de uma dor de cabeça no grande dia porque, por exemplo, faltou contratar a aparelhagem do DJ, concorda? Por isso, aliar um cronograma junto com as suas estratégias é uma excelente saída para evitar turbulências de última hora.
Mas você sabe como elaborar um cronograma eficaz para os seus eventos? Caso não, fique tranquilo! Com esse post você vai se tornar expert no assunto! Confira!
Analise o público-alvo
Cada tipo de evento (social, cultural, corporativo ou esportivo) requer um público-alvo diferente. Por isso, o primeiro passo é analisá-lo para identificar quais são os objetivos, metas e expectativas.
O cronograma, bem como todas as demais atividades envolvidas no planejamento do seu evento, precisa ser baseado no perfil do seu público. Assim, você tem a certeza de que cada etapa será cumprida visando a satisfação das pessoas que estiverem presentes no grande dia.
Estipule metas
Depois de traçar o perfil dos participantes, chega o momento de estipular as metas e os objetivos do evento, veja!
- Qual é a sua finalidade?
- Qual o seu propósito?
- Por que o evento precisa acontecer?
- Qual é a sua importância?
As respostas para essas questões são um norte para você definir as atrações para o seu evento.
Faça uma linha do tempo
A linha do tempo é o passo mais importante para a criação de um cronograma eficaz. Você precisa detalhar tudo o que precisa acontecer no antes, durante e depois do evento. Repasse mentalmente (várias vezes) todos os passos que precisam ser cumpridos e veja se todos eles estão no papel.
Organize os prazos para cada etapa
No cronograma para eventos não basta apenas inserir as atividades. É ideal que você já pense nos prazos para o cumprimento de cada tarefa. Assim, fica muito mais fácil coordená-las e saber se algo está atrasado. Ah, aproveite para separar cada etapa por pré-produção, produção e pós-produção para facilitar a organização.
Utilize planilhas no cronograma para eventos
As planilhas (seja do Google Docs, seja do Excel) são excelentes ferramentas para você utilizar a seu favor. Assim, você consegue acompanhar todas as etapas do processo.
Como você pôde ver, elaborar um cronograma para eventos é uma tarefa simples, mas que exige concentração e empenho, tendo em vista que ele funciona como uma garantia de que você não se esqueceu de nenhum detalhe importante durante a organização.
Com este post você conferiu algumas ideias para elaborar um cronograma para eventos de uma maneira rápida, simples e eficaz. Se você gostou do nosso conteúdo, aproveite para curtir a nossa página no Facebook e ficar por dentro de nossas novidades! Até a próxima.
