Organizar um evento cujo mote seja uma palestra pode parecer simples, mas, na verdade, é muito mais do que colocar uma pessoa falando para uma plateia. Organizar um evento é uma ação que envolve uma série de detalhes que precedem o evento. E é sobre como organizar uma palestra que este artigo vai tratar e evitar que seu evento seja taxado como chato, monótono ou burocrático.

Vamos pontuar como você deve planejar, definir o objetivo e o tema da sua palestra e até como preparar um coffee break.

Preparado para organizar a melhor palestra da sua vida? Então continue lendo e arrase no seu próximo evento.

1.Planeje o seu evento

Uma palestra se organiza pensando no antes e no durante. Se você tiver um briefing do cliente sobre o tema a ser palestrado e sobre o convidado que vai falar, concentre-se em viabilizar a ação. Veja alguns pontos importantes:

  1. de acordo com a temática, pense em um lugar adequado que seja capaz de receber a quantidade de pessoas pretendida;
  2. pense em quais recursos o palestrante precisará: itens de audiovisual, luzes, microfone, sistema de som que exija aparelhos mais rebuscados;
  3. por outro lado, se esses dados iniciais não forem passados pelo cliente, planeje um tema que tenha a ver com a ação desenvolvida;
  4. escolha um convidado que tenha pleno domínio sobre o tema da palestra e que seja famoso por isso, visto que nomes de peso costumam repercutir e atrair público.

2. Pense no seu público

Depois dos encaminhamentos iniciais sobre tema, palestrante e lugar que combinem com o acontecimento, pense nas necessidades do seu público.

Tenha em mente o perfil dos seus ouvintes e respeite-o. Pense em idade, gênero, preferência e tudo que possa ajudar a montar um mapa de interesses para agradar sua plateia. Esses detalhes ajudam a direcionar a linguagem, tom usado e quais tópicos deverão ser abordados na temática escolhida.

Se sua ação acontecer em um lugar pequeno, com poucos assentos, proponha ainda um clima mais intimista para a ação;

3. Saiba como organizar uma palestra com coffee break

Um dos momentos aguardados em uma palestra é o coffee break. Seja para ser um momento de parada e descontração no meio do evento — que proporciona ainda um descanso se a duração for muito longa —, seja para ser um momento de interação e confraternização se ela acontecer mais para o fim do evento.

Nesse sentindo, proporcione café, água, sucos e pequenos petiscos para esse momento de parada. Acima de tudo, isso ajuda a matar uma fome que pode aparecer no evento e a retomar a atenção para a palestra.

Se esse lanche for mais para o fim de evento, capriche nas guloseimas para dar ainda mais esse ar de confraternização e encerramento com chave de ouro.

4. Faça um orçamento prevendo imprevistos

Outro fator a ser levado em consideração é o do orçamento do evento. De posse das informações e ações planejadas, é possível ter uma ideia de quanto se vai gastar e quanto o cliente vai precisar investir — ou, ainda, fazer ajustes, caso seja necessário.

Lembre-se do que vai precisar (local, recursos, insumos para coffe break), coloque no papel e calcule uma margem para imprevistos.

A ideia de como organizar uma palestra é simples se você se planeja e mantém esse fluxo até o fim. Uma análise correta sobre público, tema e palestrante garantem pelo menos 80% do sucesso da sua ação. Agora é só colocar mãos à obra.

E agora que você já sabe tudo sobre como organizar uma palestra, que tal aprende como convidar um palestrante para a sua ação?

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