Quando organizamos um evento, são inúmeras as tarefas nas quais devemos pensar. É preciso um planejamento estratégico para analisar e ter a certeza de cumprir todas as suas etapas. Por isso, uma boa checklist para eventos corporativos é fundamental nesse cenário.
Essa checagem, além de evitar imprevistos, ajuda a cuidar de todos os detalhes, não correndo o risco de que algo importante seja esquecido. Ela é a sua garantia de que tudo vai sair conforme o esperado.
Você precisa preparar uma checklist para o seu evento? Fique tranquilo! Confira, agora, 11 passos para se tornar expert no assunto!
1. Escolha o nome, o local e a data
O primeiro passo para a organização de uma check list para eventos corporativos é definir o nome, o local e a data. Baseie as suas escolhas de acordo com os seus objetivos e com o perfil do público-alvo.
2. Organize a lista de convidados e o formato de confirmação
Elabore ações de engajamento com o seu público-alvo e organize a lista de convidados. Para a divulgação, invista em uma identidade visual estratégica, que deve ser elaborada por um profissional — isso repassa mais credibilidade para o seu público.
Comece criando um planejamento de marketing para atrair as pessoas, divulgando-o em:
- site;
- blog;
- mídias sociais;
- flyers, cartazes, banners;
- assessoria de imprensa.
Então, escolha o formato da confirmação para o evento:
- por meio da venda de ingressos;
- nome na lista;
- confirmação por uma plataforma online.
Nesse aspecto, o ideal é que seja investido em um sistema de credenciamento porque possibilita maior controle de acesso e gerenciamento das informações.
3. Elabore um cronograma
Crie um passo a passo de tudo o que precisa acontecer para a realização do seu evento. Para isso, divida uma planilha em três partes:
- pré-evento;
- evento;
- pós-evento.
Organize todas as suas tarefas nessa planilha. Com isso, você não corre o risco de se esquecer de algo muito importante e ainda acompanha a evolução do seu cronograma.
4. Escolha os fornecedores
Tenha fornecedores que possam oferecer o melhor custo-benefício. Opte por empresas de confiança e que você já conheça — isso evita uma surpresa desagradável.
Além do mais, é essencial assinar contrato com todos os fornecedores. Essa é a garantia de que tudo sairá conforme o combinado e, caso contrário, que receba algum tipo de indenização pelo serviço não cumprido.
5. Escolha o cardápio
A alimentação e as bebidas precisam ser pensadas de acordo com o formato do seu evento. Com isso, se você está organizando um workshop esportivo, a alimentação não deve envolver frituras, gorduras ou bebidas alcoólicas.
Além disso, se você não conhece a alimentação e as bebidas da empresa contratada, agende um momento para fazer a prova dos pratos antes do evento. Após fazer isso, você terá a certeza de que o cardápio vai agradar ao paladar dos seus convidados.
6. Verifique a sonorização, a iluminação e a cenografia
Outro aspecto muito importante é pensar na decoração (temática, mobiliário e material de apoio) e na cenografia (backdrops, totens, lonas e stands) do seu evento.
Invista em um excelente projeto de sonorização e iluminação — esses detalhes fazem uma diferença enorme em seu evento. Se você quiser inovar ainda mais, opte pelo video mapping.
7. Invista em materiais que podem ajudar
Existem alguns materiais que podem ajudar na organização. Na internet, você encontra diversos aplicativos que facilitam o gerenciamento das atividades, cada um com uma funcionalidade diferente, tais como:
8. Defina uma equipe de RH
É importante decidir e verificar se está tudo certo com o ativo humano necessário para que o seu evento possa acontecer sem maiores problemas.
Faça uma lista com todos esses profissionais, incluindo a equipe interna e os demais contratados:
- palestrantes;
- assessores;
- staff;
- seguranças;
- garçons;
- fotógrafos;
- zeladoria;
- recepcionistas, entre outros.
Defina quem serão os responsáveis por acompanhar cada núcleo e tenha mais de uma forma de contato com eles. Estabeleça com antecedência os planos de ação para garantir que tudo ocorra bem e que os envolvidos com a organização do evento saibam quem acionar em cada caso.
9. Presenteie os convidados
Quem está acostumado a participar de eventos corporativos já espera ser surpreendido com algum brinde personalizado. Negligenciar esse item da checklist pode prejudicar a satisfação dos participantes, a imagem da empresa e até mesmo diminuir o público nas próximas ocasiões.
A função dos brindes é manter a imagem da marca viva na mente dessas pessoas. Por isso, é necessário fazer uma escolha criativa, que case com a temática do evento, seja de boa qualidade e, de preferência, inovador. Nessa etapa, o organizador não pode esquecer de definir um bom local para o armazenamento e um sistema de distribuição inteligente.
10. Defina as ações pós-evento
Um evento nunca deve iniciar sem definir que ações serão realizadas após o seu término para atestar se os objetivos foram atingidos com sucesso.
Realmente, um evento bem organizado dificilmente vai decepcionar. No entanto, avaliar o desempenho da sua estratégia e de todos os envolvidos na sua organização e execução é fundamental para promover um serviço cada vez melhor no futuro.
Deve ser colhido o feedback tanto dos participantes, como das equipes que trabalharam para que o evento acontecesse. Essa ação deve ser muito bem planejada para que as pessoas sejam honestas e realmente tenham interesse em responder as suas perguntas!
Pesquisas de satisfação realizadas no próprio evento ou o uso de um aplicativo em que os participantes consigam responder rapidamente os questionamentos são ótimas soluções. Já com a equipe interna, uma reunião em que o diálogo franco e aberto seja estimulado pode potencializar o que deu certo e corrigir as falhas.
Além disso, o patrocinador ou contratante tem acesso a um relatório completo e as chances de você ser contratado como organizador em uma próxima oportunidade aumentam consideravelmente.
11. Fique de olho na postura da equipe durante o evento
O papel do organizador de um evento não se encerra na hora que o acontecimento se inicia. A realização, propriamente dita, também deve fazer parte da checklist para eventos corporativos.
Nesse sentido, é preciso verificar de perto se tudo está acontecendo conforme o planejado e tomar medidas imediatas caso algo esteja fora do roteiro. É nessa hora que uma equipe de apoio, citada anteriormente, é fundamental para ajudar o promotor do evento a verificar se:
- garçons estão com as vestimentas adequadas e com boa aparência;
- a comida servida no buffet realmente é de qualidade;
- o espaço está seguro, com a equipe de segurança bem posicionada;
- a equipe de recepcionistas está desempenhando um trabalho tranquilo e ágil.
Essas e outras questões pertinentes ao andamento do evento devem estar atreladas a orientações gerais, sempre que necessárias. No entanto, devem ser feitas de maneira discreta.
A checklist para eventos corporativos é uma ferramenta básica para quem trabalha na sua organização. Ela é a garantia de que você pensou em todos os detalhes do seu planejamento, evitando surpresas desagradáveis e tendo a certeza de que ele será um sucesso.
Se você gostou do nosso material sobre como elaborar uma checklist para eventos corporativos e quer saber mais a respeito desses acontecimentos, veja o artigo que preparamos sobre a organização de festas de final de ano. Até breve!
