A gestão de eventos online é fundamental para empresas e equipes de profissionais que atuam nesse setor. Geralmente, as atividades envolvem muitas responsabilidades e detalhes para corresponder às necessidades da marca investidora e do público.

Dentre as principais responsabilidades temos todo um processo de pesquisa, identificação de oportunidades de mercado, de localização geográfica para sediar o evento e planejamento prévio. A partir daí, iniciam-se as ações externas de divulgação, organização e venda de ingressos e lançamento de material promocional, por exemplo.

Um dos principais objetivos de eventos é, sobretudo, o fortalecimento de marca e a criação de relacionamento com o público em potencial.

Em um evento online, é importante selecionar as melhores plataformas de edição e transmissão do evento, a fim de evitar falhas para o público.

Geralmente, as mesmas ferramentas utilizadas para gerir um evento presencial também podem ser aplicadas para os eventos realizados via internet.

Em seguida, falaremos mais sobre os principais conceitos e práticas para orientar o melhor planejamento e gestão de eventos online.

O que é gestão de eventos online

Esse processo refere-se ao planejamento das ações de criação e realização de eventos presenciais, online ou híbridos.

Vamos tomar como exemplo o Rock in Rio, um festival de rock internacional considerado de grande porte. Para receber o público, o evento conta com instalações para alimentação, interação, Wi-Fi, jogos e várias outras ativações que valorizam a experiência do cliente.

Porém, o Rock in Rio é um evento híbrido. Isso porque conta com transmissão ao vivo nas redes sociais e nos principais portais de streamings de vídeos e de notícias.

Sendo assim, imagine a complexidade da organização desse tipo de evento. O serviço de gestão de eventos é responsável por cuidar dos palcos, da logística, do atendimento ao cliente e da imprensa e da transmissão online. Depois de finalizado, o evento gera taxa residual de comentários de fãs e de veiculação de trechos nas redes sociais e no YouTube, por exemplo, que precisarão de interação.

Partindo desse exemplo, destacamos que o profissionalismo e controle de cada dado, informação e ação de marketing deve fazer parte de todo empreendimento. Isso vale tanto para eventos pequenos e intimistas, quanto para os de médio ou grande porte.

O planejamento

A área do planejamento de eventos é uma das mais importantes depois da idealização e pesquisa inicial.

Em certos casos, planejar não é apenas anotar todos os detalhes, como se costuma fazer para organizar uma festa de aniversário.

É importante identificar o público principal e secundário, avaliar possíveis parceiros, criar métodos de marketing e de comunicação para as atividades de divulgação, por exemplo.

Oportunidades para gestão de eventos online

De acordo com a ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos), em menos de 10 anos o Brasil movimentou mais de R$ 200 bilhões na área de eventos, com quase 600 mil eventos.

Apesar de questões sociopolíticas, o país também sediou eventos importantes como a Copa de 2014, a Olimpíada de 2016 e a Copa América de Futebol de 2019.

Atualmente, para diferentes tipos de marcas e portes de empresas, a realização de evento online, através de distribuição de materiais e realização de lives (transmissão ao vivo), é de suma importância para atingir públicos que estão em outras regiões, mas possuem o interesse na temática.

O que fazer?

Mesmo nos casos de gestão de eventos online, é importante ter em mente os seguintes passos:

  • Realização de um bom planejamento;
  • Organização e gerenciamento da equipe;
  • Antecipação e solução de problemas;
  • Projeto de marketing e divulgação;
  • Avaliação de resultados.

Ferramentas úteis para gestão de eventos online

Em seguida, apresentamos uma lista de ferramentas online que podem ser aplicadas no processo de planejamento e controle.

1 – Trello

Trata-se de um software gratuito e online que permite, através de listas e cards, organizar tarefas a serem compartilhadas, incluindo o uso de arquivos como Google Drive, Dropbox e entre outros.

2 – Evernote

O usuário pode criar diferentes arquivos como textos, imagens, vídeos, entre outros, permitindo o acesso através do computador ou celular.

3 – Facebook

O Facebook ainda é uma boa ferramenta de divulgação de eventos para os amigos do perfil pessoal ou para os seguidores de uma página, por exemplo.

4 – Google Drive

Se o gestor precisa reunir planilhas, artigos e slides no mesmo lugar para ser compartilhado entre os colaboradores, a dica é replicar os arquivos no Google Drive para que todos tenham acesso ao mesmo tempo sobre a evolução dos projetos e das informações.

Conclusão

Portanto, existem muitos programas online e até mesmo instaláveis que podem melhorar o ritmo e o profissionalismo da equipe e dos gestores para a realização do evento.

Mesmo que o evento seja presencial ou online e, em certos casos, somente online, o profissionalismo deve ser o mesmo para não desvirtuar os objetivos de posicionar a marca, transmitir experiências com bons conceitos e, sobretudo, encantar o cliente.

A utilização de um bom planejamento e o uso de bons programas de gestão são bastante úteis para melhorar o processo de controle de informações e de ações ajudando bastante em todos os processos internos e externos.

Um dos objetivos fundamentais é aprimorar a produtividade e melhorar os resultados. Investir em áreas estratégicas como marketing de conteúdo, otimização e anúncios pagos podem ser indicados dependendo das necessidades do produto a ser criado para o evento.

O grande foco é simplificar processos, gerar acesso pleno às informações relacionadas ao projeto e criar uma força a mais para a projeção e aplicação dos objetivos da marca.

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Artigo atualizado em 29/07/2024, às 18h.