A gestão de eventos online é fundamental para empresas e equipes de profissionais que atuam nesse setor. Geralmente, as atividades envolvem muitas responsabilidades e detalhes para corresponder às necessidades da marca investidora e do público que será convidado.
Dentre as principais responsabilidades temos todo um processo de pesquisa, identificação de oportunidades de mercado, de localização geográfica para sediar o evento, planejamento prévio, divulgação, organização e venda de ingressos, lançamento de material promocional como sites e aplicativos de divulgação, dentre outras iniciativas.
Um dos principais objetivos é fortalecer a marca do evento, facilitar a apresentação do mesmo e criar um fácil relacionamento com o público em potencial.
No caso de um evento realizado na internet, é importante selecionar bem as melhores plataformas de edição e transmissão do evento.
Geralmente, as mesmas ferramentas utilizadas para gerir um evento presencial também podem ser aplicadas para os eventos realizados via internet.
A seguir falaremos mais sobre os principais conceitos e práticas para orientar o melhor planejamento possível.
Gestão de evento online
Esse processo refere-se à capacidade de controles e planejar ações de criação e realização de eventos presenciais, online ou mesclados presenciais e online ao mesmo tempo.
Vamos tomar como exemplo o Rock in Rio, além de se tratar de um festival de rock internacional e música pop nos palcos principais, o Rock in Rio também é considerado um evento de grande porte contendo diferentes instalações para alimentação, interação social, acesso à internet wi fi, jogos e demais áreas que valorizam a experiência do cliente.
Porém, o Rock in Rio pode ser considerado um evento presencial e online ao mesmo tempo, pelo simples fato dele ser transmitido ao vivo nas redes sociais e nos principais portais de streamings de vídeos e de notícias.
Imagine a complexidade da organização desse tipo de evento? O serviço de gestão de eventos é responsável por formar equipes para cuidar dos palcos, da logística geral, do atendimento presencial ao cliente, atendimento à imprensa e controlar a veiculação do evento na internet. Depois de finalizado, o evento gera taxa residual de comentários de fãs e de veiculação de trechos nas redes sociais e no YouTube.
Partindo desse grandioso exemplo, destacamos que o profissionalismo e controle de cada dado, informação e ação de marketing deve fazer parte de qualquer empreendimento, seja para eventos pequenos ou intimistas, de médio ou grande porte.
O planejamento
A área do planejamento de eventos é uma das mais importantes depois da idealização e pesquisa inicial.
Em certos casos, planejar não é apenas anotar todos os detalhes em caderneta ou caderno impresso como se costuma fazer para organizar uma festa de aniversário.
É importante identificar o público principal e secundário, avaliar possíveis parceiros, criar métodos de marketing e de comunicação para as atividades de divulgação.
Oportunidades
Segundo a ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos), em menos de 10 anos o Brasil movimentou mais de 200 bilhões de reais na área de eventos, que somou quase 600 mil eventos.
Apesar das questões sociopolíticas, o Brasil também sediou eventos importantes como a Copa de 2014, a Olimpíada de 2016 e a Copa América de Futebol de 2019.
Atualmente, para diferentes tipos de marcas e portes de empresas, a realização de evento online através de distribuição de materiais e realização de lives (transmissão ao vivo) é de suma importância para atingir outros públicos que estão em outras regiões, mas possuem o interesse na temática e na realização.
O que fazer?
Mesmo nos casos de gestão de evento online, é importante ter em mente os seguintes passos:
- Realização de um bom planejamento;
- Organização e gerenciamento da equipe;
- Antecipação e solução de problemas;
- Projeto de marketing e divulgação;
- Avaliação de resultados.
Ferramentas de gestão
A seguir, apresentamos uma lista de ferramentas online que podem ser aplicadas no processo de planejamento e controle.
1 – Trello
Trata-se de um software gratuito e completamente online que permite, através de listas e cards, organizar tarefas a serem compartilhadas, incluindo o uso de arquivos como Google Drive, Dropbox e entre outros.
2 – Evernote
Ao utilizar o Evernote, o usuário pode trabalhar por meio da criação de diferentes arquivos como textos, imagens, vídeos, entre outros, permitindo o acesso através do computador ou celular.
3 – Facebook
Dentre as melhores redes sociais, devemos lembrar que o Facebook ainda oferece uma boa ferramenta de divulgação de eventos a ser enviada para os amigos do perfil pessoal ou para os seguidores de uma determinada página.
4 – Google Drive
Se o gestor precisa reunir planilhas, artigos e slides no mesmo lugar para ser compartilhado entre os colaboradores, a dica é replicar os arquivos no Google Drive para que todos tenham acesso ao mesmo tempo sobre a evolução dos projetos e das informações.
Conclusão
Portanto, existem muitos programas online e até mesmo instaláveis que podem melhorar o ritmo e o profissionalismo da equipe e dos gestores para a realização do evento.
Mesmo que o evento seja presencial ou online e, em certos casos, somente online, o profissionalismo deve ser o mesmo para não desvirtuar os objetivos de posicionar a marca, transmitir experiências com bons conceitos e, sobretudo, encantar o cliente.
A utilização de um bom planejamento e o uso de bons programas de gestão são bastante úteis para melhorar o processo de controle de informações e de ações ajudando bastante em todos os processos internos e externos.
Um dos objetivos fundamentais é aprimorar a produtividade e melhorar os resultados. Investir em áreas estratégicas como marketing de conteúdo, otimização e anúncios pagos podem ser indicados dependendo das necessidades do produto a ser criado para o evento.
O grande foco é simplificar processos, gerar acesso pleno às informações relacionadas ao projeto e criar uma força a mais para a projeção e aplicação dos objetivos do projeto.
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