Quando organizamos um congresso, seminário, palestra ou encontro de negócio (ou seja qual for o projeto), uma das etapas fundamentais é o planejamento financeiro de evento. É nesse momento em que levantamos todos os recursos necessários e mapeamos a verba disponível para a sua concretização.

A realização de um planejamento financeiro eficiente é fundamental para evitar imprevistos. Por isso, tornar viável o evento é uma maneira para rentabilizar e garantir o lucro da empresa organizadora.

Precisa de dicas para não sair no vermelho? Então leia o nosso post!

1. Defina e classifique todos os gastos de eventos

O planejamento financeiro não só ajuda no acompanhamento dos gastos, mas também concretiza o valor que pode ser gasto em cada ação. Por isso, o primeiro passo é listar tudo o que você precisará — desde o aluguel do espaço até os manobristas.

Lembre-se de que cada item precisa compor os objetivos do evento, ou seja, todo o planejamento precisa ser elaborado com o intuito de atingir as metas da empresa organizadora.

Classifique os gastos como prioritários e não prioritários. Assim, fica mais fácil você eliminar algum item caso precise reduzir os custos.

2. Organize-se com antecedência

É importante mapear os custos logo no primeiro instante para ter tempo de se organizar com antecedência. Saiba que solicitar orçamentos, negociar preço e assinar os contratos com os fornecedores são tarefas que demandam tempo.

Por isso, pense em maneiras de otimizar o tempo e não demore muito para fechar com os fornecedores — orçamentos fechados de última hora tendem a ser mais caros.

3. Prepare-se para imprevistos

Infelizmente, por mais que você tenha tudo esquematizado, sempre haverá imprevistos em eventos. Essa é uma prática mais do que natural, afinal, você está em contato com muitos fornecedores ao mesmo tempo e existem inúmeras ações para resolver.

Por isso, durante o planejamento, deixe uma reserva financeira para suprir esses eventuais imprevistos, tendo uma margem de erro ao custo total do evento.

4. Pesquise por bons fornecedores

Uma das etapas cruciais para o sucesso do seu evento é encontrar bons fornecedores. É preciso consultar, no mínimo, três orçamentos de cada item para você ter argumentos de negociação. Contudo lembre-se sempre de que o preço não deve ser o único fator decisivo: a qualidade dos serviços precisa vir sempre em primeiro lugar.

Encontre sempre fornecedores que apresentam o melhor custo-benefício e que você sinta segurança nos seus serviços. Depois que você encontrar fornecedores de confiança, procure fechar os serviços de outros eventos com eles sempre. Assim, fica mais fácil ter uma margem de negociação quando você precisa reduzir os gastos.

O planejamento financeiro de evento corporativo é fundamental para o sucesso do seu projeto. Com ele, você mapeia tudo o que será necessário compor o grande dia, negocia com os fornecedores e se organiza para imprevistos. Isso garantirá uma experiência enriquecedora a todos os seus convidados, além de não causar prejuízos.

Neste post, você aprendeu 4 dicas para criar planejamento financeiro de evento. Se esse assunto foi do seu interesse, aproveite para ler também o nosso conteúdo sobre o checklist para eventos corporativos. Até o próximo post!

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