Ao planejar um evento corporativo, o convite para palestrante é uma tarefa que precisa ser pensada com cautela. Afinal, em algumas vezes, esse convidado é a atração principal, capaz de despertar o interesse dos participantes e alcançar os objetivos da empresa por meio da palestra.
Motivacionais, instrutivas ou de vendas, as palestras trazem diversos benefícios para uma organização. Dentre eles: motivar funcionários, treinar membros da equipe e transformar o clima organizacional em um ambiente mais agradável e produtivo. Por isso, escolher o palestrante certo é tão importante e esse convite deve ser feito seguindo alguns princípios básicos.
Quer saber quais são eles? Então, continue lendo este post!
Encontre os profissionais mais indicados para falar sobre o assunto
Em primeiro lugar, é necessário encontrar pessoas qualificadas para falar sobre o tema de interesse. Afinal, de nada adianta convidar o palestrante da moda se ele fala para um segmento totalmente diferente do seu.
Por isso, na hora da escolha o principal critério deve ser a competência técnica do profissional, seu conhecimento acadêmico ou prático na área e, também, a capacidade de explorar o assunto proposto com o público. Portanto, pesquise sobre ele, procure vídeos de apresentações anteriores e considere o que é relevante para o seu negócio.
Atualmente, as palestras nas empresas seguem diversos temas, desde “injeções” motivacionais até treinamentos mais técnicos. O tempo de duração e a quantidade de palestrantes devem ser determinados de acordo com os objetivos da organização e o caráter do evento.
Para uma palestra motivacional com uma hora de duração apenas um convidado é suficiente. Já em um treinamento, curso ou workshop, que podem variar entre algumas horas ou alguns dias, é preciso considerar esse tempo e a necessidade de aprofundamento para definir o número de profissionais.
Feito o processo de seleção, é hora de entrar em contato para solicitar o orçamento, especificando o que a empresa necessita e espera da palestra. Assim, é possível que o palestrante analise o seu interesse e disponibilidade de data.
A seguir, listamos algumas dicas que vão ajudá-lo a encontrar o palestrante ideal.
Estude o perfil do público
Antes do convite para palestrante, é preciso considerar as opções que poderão deixar os participantes mais satisfeitos. Por isso, é fundamental conhecer o público e necessidades, traçando o seu perfil.
Nessa descrição, considere grau de heterogeneidade do público, faixa etária e tipo de linguagem e abordagem (formal, séria) mais adequadas. Também se pergunte sobre os assuntos de interesse das pessoas, se elas têm algum conhecimento prévio, e considere suas expectativas com a palestra — conhecimento, entretenimento, networking etc.
Considere o formato do evento
Que tipo de evento está sendo organizado? Uma palestra, seminário, curso ou treinamento? Para cada um desses formatos, é preciso optar por perfis específicos de profissionais que terão a capacidade de abordar o tema proposto com a profundidade necessária.
Se o objetivo do evento for aprofundar o conhecimento dos participantes sobre determinado assunto, dê preferência para um curso, treinamento ou workshop, e convide um palestrante com conhecimentos técnicos e especializados nessa área.
Para eventos comemorativos que contam com participações dos colaboradores da empresa, contrate um palestrante motivacional com maior carga de entretenimento. Mas, se o evento é destinado aos dirigentes de uma organização, um grande nome profissional pode atrair mais público.
Leve em conta o perfil do profissional
Nada mais entediante do que ouvir um palestrante falando horas sobre a mesma história, não é mesmo? Ou então, deparar-se com um convidado que cite os mesmos cases de sucesso profissional que apresentou no ano anterior.
Para evitar que isso aconteça, é importante buscar por alguém que está por dentro das tendências do mercado atual e que usa a criatividade para fugir do senso comum, realizando uma abordagem diferente e eficiente do tema apresentado.
Senso de humor e carisma também são elementos fundamentais. Sendo assim, escolha um profissional que tenha um bom jogo de cintura e conquiste a simpatia do público. Saber intercalar momentos sérios com histórias engraçadas, que prendam a atenção dos participantes e quebrem a monotonia é um diferencial.
Além das qualidades discursivas e de uma boa performance, para o bom funcionamento do evento é preciso também considerar o profissionalismo e a pontualidade do palestrante. Para isso, pesquise nas redes sociais e converse com outros contratantes sobre as características do profissional: se ele apresenta um histórico de cancelamentos e atrasos; se cometeu alguma gafe ou se envolveu recentemente em alguma polêmica; se ele se preocupa em conhecer os gostos do público e aceita feedbacks ao final da palestra.
Contrate uma empresa especializada
Se depois de seguir essas dicas, você continuar em dúvida sobre qual é o palestrante ideal, não se preocupe! Existem empresas especializadas que os agenciam, com experiência necessária para indicar o convidado perfeito para as ações do seu negócio.
Além de sugerirem as melhores opções, essas empresas facilitam o convite para eventos dos palestrantes. Essa prática gera uma excelente porta de entrada para o tão importante contato inicial.
Realize um convite formal
O convite para palestrante deve ser formal, demonstrando, assim, a seriedade do seu evento e também o respeito pelo convidado. Ele pode ser impresso ou enviado por e-mail, contendo informações como: nome, data, local, horário e o conteúdo da palestra.
No início do texto, o nome do profissional deve ser precedido por um pronome de tratamento (senhor, exmo, ilmo), ou por sua qualificação profissional, ou acadêmica (professor, doutor).
No caso de um evento com várias apresentações, deixe claro para o palestrante qual o seu dia, horário e sala, além do tema e duração da palestra. Ao final, agradeça o convidado e estabeleça uma data para confirmação ou declínio do convite.
Faça reuniões antes do evento
Definido o palestrante, você precisa estabelecer um diálogo com o profissional para apresentar melhor sua empresa e deixar claro as suas expectativas com o evento.
As reuniões pré-evento são importantes para alinhar os objetivos. Use essa oportunidade também para esclarecer quais são os temas e assuntos que não podem ser abordados, evitando possíveis constrangimentos.
No caso de o palestrante ser de outra cidade, faça uma reunião online, por Skype ou por Google Hangouts. Isso é ideal para ter a certeza de que ele compreendeu como é o clima organizacional, a visão, a missão e os valores da sua organização, além de como ele pode utilizar esses aspectos para criar uma palestra mais personalizada e eficaz.
Organize as possíveis necessidades logísticas
Após realizar o convite formal, é essencial organizar cada detalhe da logística, com uma atenção redobrada em caso de o palestrante vir de outra cidade. Você precisa esquematizar e colocar na planilha orçamentária do evento todos os dados abaixo:
- passagem aérea;
- translado do palestrante (incluindo o deslocamento do aeroporto e da estadia);
- hospedagem;
- alimentação;
- demais necessidades solicitadas no contrato.
Alguns palestrantes têm valores fixos, que incluem hospedagem, translado e alimentação. Por isso, tenha certeza das suas reais necessidades e providencie tudo o que ele precisa. Dessa forma, você evita imprevistos ou desentendimentos com os convidados. Lembre-se de que todos esses aspectos precisam estar detalhados no contrato, certo?
Outro ponto que não pode ficar de fora do seu planejamento é o material indispensável para o dia do evento. Para evitar surpresas, peça ao convidado que envie uma lista com todos os itens que serão necessários.
É comum o uso de slides, músicas, imagens e, em palestras motivacionais, as dinâmicas em grupo. Mas a lista pode variar e o palestrante pode ter necessidades específicas, como sala climatizada, acesso à internet, canetas, etc.
Outra dica valiosa é pedir ao profissional que envie sua apresentação com antecedência por e-mail. Assim, através dela, você poderá conferir a qualidade do material e também pedir alterações, caso necessário.
Tenha uma boa apresentação do evento
Após finalizar todas as questões do palestrante quanto à logística, tema e necessidades, crie uma apresentação do evento envolvendo o nome do convidado e, antes da divulgação, envie a arte do material para a aprovação e solicitação de ajustes, se necessário.
Essa mesma apresentação pode ser utilizada nas mídias sociais, para divulgar o seu evento e também para os convites internos. Lembre-se que ao incluir o nome do palestrante convidado na divulgação é possível chamar mais atenção para o evento e despertar o interesse dos participantes.
Agradeça a participação
Além de ter cuidado para manter um bom relacionamento com o palestrante no pré-evento, é fundamental finalizar o momento deixando mais uma boa impressão da sua empresa na memória do profissional contratado.
Ao final das atividades, expresse seu agradecimento oferecendo um mimo ou prestando uma homenagem ao profissional. As opções são muitas: um certificado, um kit de escritório personalizado, uma cesta de aperitivos ou de quitutes regionais, ou então algum outro produto que expresse a identidade do seu negócio. Esse gesto, além de fortalecer os laços estabelecidos, incentivará o profissional a participar dos próximos encontros do seu negócio.
Neste texto, você aprendeu que o modo de formalizar o convite para palestrante é essencial ao planejamento estratégico, para garantir o sucesso da palestra e de todo o evento corporativo, de forma geral. Por isso, encontrar a pessoa ideal, realizar um convite formal, organizar a logística e boa apresentação, são as dicas essenciais.
Agora que você já sabe como realizar um convite para palestrante adequado e eficiente, que tal ficar por dentro de todas as nossas dicas para organização de eventos? Siga nossas redes sociais, Facebook, Instagram e Linkedin e não perca as novidades!
