Em meio a tantas atribuições, a tarefa de escolher um local para evento é uma das mais desafiadoras e deve ser feita com atenção redobrada, já que é esse o ambiente que abrigará todo o trabalho duro que está por trás da organização do grande dia.
Organizar e planejar um evento não é, na maioria das vezes, nada fácil. Esse serviço requer um grande engajamento, um planejamento bem-feito e boas doses de atenção e de cuidado.
Se você quer escolher o melhor local e garantir que o seu evento seja um sucesso, continue a leitura e confira 5 dicas infalíveis para tornar essa tarefa muito mais fácil! Vamos lá?
1. Confira se o local suporta suas necessidades
Um dos principais pontos na hora de escolher um local para evento é prestar bastante atenção se o local suporta suas necessidades. Para isso, é fundamental que você tenha um planejamento bem-feito e saiba exatamente o que precisará para que o seu evento funcione na prática.
Um bom exemplo é o tamanho do ambiente disponível. Ele deve ser grande o bastante para abrigar confortavelmente todos os convidados, mas não pode ser grande demais, ou passará a ideia de que o evento está vazio e muitas pessoas deixaram de comparecer, certo?
2. Investigue se o lugar permite inovação
Infelizmente, nem todos os ambientes estão abertos e/ou comportam as modificações ou inovações que você tem em mente. Dependendo do tipo de evento, essa possibilidade é essencial e pode servir como um belo diferencial para seu sucesso!
Por conta disso, investigue todas as questões técnicas, como aparelhagem de som, luz e imagem. Afinal, é muito mais estratégico pontuar todas as possibilidades com antecedência, a fim de evitar problemas no grande dia, do que ser surpreendido negativamente, você não acha?
3. Verifique a infraestrutura do ambiente
Verificar minuciosamente as instalações e garantir que elas oferecem tudo o que seus convidados necessitarão é crucial para o sucesso de seu evento. Afinal de contas, não queremos feedbacks negativos após o fim da festa!
Para isso, esteja atento se o local oferece uma boa iluminação e certifique-se de que o ambiente é bem arejado. Preste atenção ao número de banheiros e confirme se a quantidade é suficiente para atender todos os convidados. Por fim, veja se o local tem um bom espaço para alimentação (e condicionamento adequado para alimentos e bebidas) e lazer.
4. Veja se o perfil do local dialoga com o evento
Parece óbvio, mas muitas pessoas cometem o erro de decidir por locais que embora sejam bacanas, não dialogam com o estilo do evento que será realizado. Um preço convidativo e boas instalações não são o suficiente para se fechar um negócio.
Um salão que comumente abriga festas infantis, por exemplo, não é o melhor local para um evento corporativo. O nome e a marca do espaço, além de sua infraestrutura primária, já estão conectados ao tipo de público que mais o utiliza. Por isso, vale a pena apostar em ambientes que tenham mais a ver com o seu evento.
5. Considere a localização antes de fechar negócio
Por fim, mas não menos importante, você precisa estar ciente da importância de realizar um evento em um espaço bem localizado. A acessibilidade é extremamente importante, principalmente quando você lida com um grande grupo de pessoas.
Por isso, escolha um local que seja facilmente acessível por todos, evitando deslocamentos extremos da maioria. Além disso, priorize a segurança de seus convidados e não realize seu evento em ambientes considerados perigosos, especialmente durante a noite.
E aí, gostou das dicas? Seguindo esses passos, escolher um local para evento fica muito mais simples! No entanto, caso você esteja inseguro, contar com uma parceria de confiança, é uma excelente opção. Assim, você garante que o seu evento aconteça sem imprevistos!
Para enriquecer ainda mais o seu conhecimento, saiba como fazer uma pesquisa de satisfação e confira os feedbacks dos convidados após o evento! Até a próxima!
